§ 1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest SOMA PURE MOVEMENT SPACE SP. Z O.O., NIP: 1182332925 (dalej: Administrator).

2. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących danych osobowych: e-mail: soma@puremovementspace.pl, tel.: 665 079 302.

3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych należy kierować bezpośrednio do Administratora na adresy wskazane w pkt 2.

§ 2. SKĄD POZYSKUJEMY DANE

Administrator przetwarza dane osobowe pozyskane:

· bezpośrednio od Pani/Pana – podczas rejestracji konta w systemie rezerwacji fitipass (dostępnym przez https://soma-studio.fitipass.com do zakupu karnetu, zapisu na zajęcia lub kontaktu z obsługą;

· automatycznie – za pośrednictwem platformy fitipass podczas korzystania z systemu rezerwacji (dane techniczne, historia aktywności);

· z formularzy kontaktowych na stronie https://soma-studio.fitipass.com/

§ 3. JAKIE DANE PRZETWARZAMY

W zależności od zakresu korzystania z usług SOMA PURE MOVEMENT SPACE SP. Z O.O. przetwarzamy:

· dane identyfikacyjne: imię, nazwisko;

· dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu;

· dane dotyczące karnetów: typ karnetu, data zakupu, data ważności, liczba wykorzystanych wejść;

· dane transakcyjne: historia płatności, faktury, status rozliczeń;

· dane dotyczące aktywności: rezerwacje zajęć, uczestnictwo;

· dane techniczne: informacje o urządzeniu i przeglądarce przy korzystaniu z portalu członka https://soma-studio.fitipass.com

§ 4. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

4.1. Realizacja umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Dane przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy o korzystanie z usług SOMA PURE MOVEMENT SPACE SP. Z O.O., w tym: rejestracji konta w systemie fitipass, sprzedaży i aktywacji karnetów, obsługi rezerwacji zajęć, autoryzacji wejść QR, wystawienia dokumentów sprzedaży.

4.2. Obowiązki prawne – art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Dane przetwarzamy w celu wypełnienia obowiązków nałożonych przez prawo, w szczególności obowiązków podatkowych i rachunkowych (przechowywanie dokumentacji przez okres wymagany przepisami).

4.3. Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Dane przetwarzamy w celach wynikających z uzasadnionych interesów Administratora:

· dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;

· zapewnienie bezpieczeństwa systemu i zapobieganie nadużyciom;

· analiza statystyczna i poprawa jakości usług (w sposób nienaruszający prywatności).

4.4. Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody przetwarzamy dane w celu:

· przesyłania informacji marketingowych i promocyjnych SOMA PURE MOVEMENT SPACE SP. Z O.O. (newsletter, powiadomienia push);

· publikacji wizerunku (zdjęcia/video z zajęć) w mediach społecznościowych i materiałach promocyjnych Administratora.

Zgodę można cofnąć w dowolnym momencie – cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

§ 5. SYSTEM FITIPASS – PODMIOT PRZETWARZAJĄCY

4. Administrator korzysta z platformy SaaS fitipass (fitipass.com) do obsługi rezerwacji, karnetów, płatności i wejść QR. Fitipass działa jako podmiot przetwarzający dane w imieniu Administratora na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).

5. Fitipass przetwarza dane wyłącznie w celu świadczenia usług na rzecz SOMA PURE MOVEMENT SPACE SP. Z O.O. i zgodnie z jego instrukcjami.

6. Dane przechowywane są na serwerach z siedzibą w Unii Europejskiej lub w krajach zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych.

7. Konto członka, rezerwacje i historia aktywności są widoczne dla upoważnionego personelu SOMA PURE MOVEMENT SPACE SP. Z O.O. poprzez panel administracyjny fitipass.

§ 6. ODBIORCY DANYCH

Dane osobowe mogą być przekazywane:

· fitipass – jako podmiotowi przetwarzającemu obsługującemu system rezerwacji (zob. § 5);

· dostawcom usług płatniczych – w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji;

· biurom rachunkowym i doradcom podatkowym – w zakresie dokumentacji finansowej;

· dostawcom usług hostingowych i IT – w zakresie niezbędnym do utrzymania infrastruktury;

· organom publicznym – wyłącznie gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.

§ 7. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

· Dane związane z realizacją umowy – przez czas trwania umowy, a po jej rozwiązaniu przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata, dla roszczeń z działalności gospodarczej 3 lata).

· Dane dla celów podatkowych i rachunkowych – przez 5 lat od zakończenia roku obrachunkowego, w którym zakończono świadczenie usług.

· Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia.

· Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania tego interesu.

· Konto w systemie fitipass – przez czas aktywności konta, a po jego usunięciu dane są usuwane lub anonimizowane zgodnie z warunkami fitipass.

§ 8. PRAWA PRZYSŁUGUJĄCE OSOBOM, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Przysługują Pani/Panu następujące prawa:

· prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – uzyskanie informacji, jakie dane przetwarzamy i w jakim celu;

· prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych;

· prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – prawo do bycia zapomnianym, o ile nie istnieje podstawa do dalszego przetwarzania;

· prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – w przypadkach wskazanych w RODO;

· prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie i przesłanie ich innemu administratorowi;

· prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym marketingu bezpośredniego;

· prawo do cofnięcia zgody – gdy przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Żądania dotyczące realizacji praw należy kierować na adres e-mail: soma@puremovementspace.pl. Administrator udzieli odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni.

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

§ 9. PLIKI COOKIES I DANE TECHNICZNE

8. Strona ttps://soma-studio.fitipass.com/ oraz platforma fitipass używają plików cookies niezbędnych do prawidłowego działania serwisu, a za odrębną zgodą – cookies analitycznych i marketingowych.

9. Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies oraz możliwości zarządzania nimi zawarte są w Polityce Cookies dostępnej pod adresem: https://soma-studio.fitipass.com/cookies-policy

Dane techniczne (adres IP, typ przeglądarki, czas wizyty) są przetwarzane w celach bezpieczeństwa i statystycznych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora.

§ 10. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W przypadku korzystania przez fitipass z podwykonawców spoza EOG, przekazanie danych następuje wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub na podstawie innego mechanizmu zgodnego z RODO.

§ 11. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany prowadzący do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec Pani/Pana ani nie są poddawane profilowaniu w takim zakresie.

§ 12. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

10. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w związku ze zmianami przepisów prawa, zmianami technologicznymi lub zmianami w sposobie przetwarzania danych.

11. O każdej istotnej zmianie Administrator poinformuje użytkowników systemu fitipass drogą e-mail lub poprzez komunikat w systemie, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

12. Aktualna wersja Polityki Prywatności dostępna jest zawsze pod adresem: https://soma-studio.fitipass.com/privacy-policy